Certe volte è meglio guardarsi negli occhi.
Sedersi intorno a un tavolo, alla vecchia maniera, è molto spesso il modo migliore per discutere con colleghi, fornitori o clienti: si sviluppa un contatto, si genera fiducia, si crea empatia.
La diffusione dello smartworking, l’aumento delle trasferte, l’affollamento delle agende, però, frequentemente impediscono l’incontro, delegando la comunicazione a strumenti tecnologici utili, ma piuttosto freddi e distanti.
Vi è mai successo che una telefonata di lavoro vi mettesse di malumore, perché voi e il vostro interlocutore non vi siete capiti? Oppure di perdere la concentrazione durante la telefonata ritrovandovi persi tra i vostri pensieri, magari scarabocchiando su un angolo dell’agenda? E che dire della posta elettronica, strumento indubbiamente prezioso, ma che spesso alimenta dialoghi poco produttivi con un destinatario che continua a non comprendere le nostre richieste? Ci sono poi le chat, su Pc o sulle app di uno smartphone, comode per le comunicazioni lampo ma inadeguate per discutere di progetti complessi.
Meglio le conference call? Non proprio: non così diverse dalle telefonate tradizionali, questo strumento può introdurre maggiori complicazioni tecniche, come codici da digitare, collegamenti che si interrompono, qualità audio scadente, persone che non rispettano l’orario prefissato. E il miracolo tecnico si trasforma in fonte di stress.
La soluzione più virtuosa per comunicare a distanza in modo efficace?
Sembra essere la videoconferenza: una modalità ricca di opzioni, con applicazioni per le videochat (come Skype, Zoom o FaceTime) e veri e propri sistemi di telepresenza, molto sofisticati e realistici.
La videoconferenza è smart e semplice da utilizzare, grazie all’accessibilità economica e funzionale della maggior parte delle piattaforme: spesso gratuite, le app di videocall si attivano con un click su un link di invito, ricevuto via email o via app, e consentono di scambiarsi file in tempo reale.
Ma i vantaggi della videoconferenza non sono finiti qui: eccone altri tre, importantissimi.
1. Le riunioni durano la metà
Il multitasking, in certi casi, è una virtù, ma in altri genera il vizio. A chi non capita di dedicarsi ad altro mentre è al telefono, che sia la lettura di un documento o un’email a cui bisogna rispondere subito? Chiamiamolo con il suo nome: non multitasking, ma distrazione. Se siete distratti darete risposte poco pertinenti, l’interlocutore sarà costretto a ripetersi e il dialogo si trascinerà per le lunghe. Tutto ciò in videochat non è ammesso perché, se siete focalizzati sull’interlocutore, è probabile che si giunga al dunque in minor tempo e che emergano idee più interessanti.
2. Il silenzio è d’oro
In assenza di contatto visivo, i silenzi scatenano dei dubbi: ci staranno davvero ascoltando oppure no? L’utente collegato in conference call tace perché è perplesso, disinteressato o addirittura contrariato? Tutte queste incertezze scompaiono quando al silenzio si associano espressioni del volto, sguardi, posture: grazie alla comunicazione non verbale comprenderete all’istante se le vostre parole cadono nel vuoto o, al contrario, se vengono recepite con attenzione.
3. Un dialogo più produttivo
La comunicazione non verbale aiuta le persone a capirsi meglio, a trovare un punto d’incontro e a fidarsi le une delle altre. Vale per i silenzi, come dicevamo, ma anche nei casi in cui qualcuno sollevi un’obiezione o una perplessità. Guardandovi negli occhi, anche se attraverso un monitor, potrete essere più aperti e sinceri, senza il timore di venire fraintesi: come emerso qualche anno fa in uno studio condotto dal Fraunhofer Institute (una simulazione in cui due team collaboravano e comunicavano a distanza), per sei persone su dieci il fatto di potersi guardare in faccia ha reso le discussioni più aperte e coinvolgenti.
Dobbiamo quindi stravolgere le nostre abitudini nelle comunicazioni di lavoro? No. Per quelle di tutti i giorni, rapide, impersonali e strettamente operative, la posta elettronica, il telefono e la messaggistica istantanea non vanno certamente cestinati. Ma se volete discutere di qualcosa di molto importante oppure pensate di meritare la massima attenzione dell’interlocutore, ricordatevi delle potenzialità troppo spesso snobbate della videoconferenza: uno sguardo vale, a volte, più di mille parole.