Avete già iniziato ad archiviare le vecchie presentazioni tradizionali, scegliendo un modo più agile per condividere le informazioni con il team?
Bene: il vostro percorso verso l’efficienza è appena iniziato.
Riprendiamo il discorso sulle regole d’oro per imitare i piccoli team e rendere anche i grandi gruppi di lavoro più snelli e veloci.
2. Aumentare la fiducia
È innegabile che i piccoli team siano più uniti e affiatati. Come fanno? Semplice: si conoscono tutti e stanno più tempo a contatto, sia tra loro che con il manager di riferimento. Giorno dopo giorno, progetto dopo progetto, i membri della squadra imparano i punti di forza di ogni risorsa e sviluppano fiducia e senso di appartenenza. Anche il leader, fisicamente più vicino a ciascun dipendente, favorisce la nascita di legami stretti e può dedicare a ciascun membro del gruppo la giusta attenzione.
Come replicarlo nei grandi gruppi delle Big Company? Organizzando momenti di scambio – come incontri one-to-one e staff meeting – e occasioni di svago e conoscenza anche fuori dalle quattro mura dell’ufficio.
La fiducia e l’affiatamento velocizzeranno i processi e renderanno meno macchinose le condivisioni e le approvazioni.
3. Niente colli di bottiglia
I processi dei grandi team si assomigliano un po’ tutti: ogni step deve essere avallato e approvato da un membro indispensabile, che deve avere il tempo per valutare e studiare la situazione. Difficile chiedergli velocità, quando lo stesso membro è coinvolto su decine di iniziative e deve prendere parte ad altrettanti tavoli di lavoro, mandando avanti numerose attività. Comprenderete che il passo falso è dietro l’angolo e che, alla frenata di un progetto, corrispondono code ad elastico per tutti gli altri.
Come snellire i flussi? Portando ogni attività su una scala più piccola, e riducendo quindi i rischi connessi con i grandi processi. Assicuratevi anche che non ci siano membri indispensabili, che possono rappresentare un collo di bottiglia per il progetto.
4. Parola chiave: decidere!
Finalmente avete trovato una data in agenda libera per tutti: oggi è il grande giorno in cui gli stakeholder di progetto saranno attorno a un tavolo per decidere come procedere con le attività.
Realistico? Assolutamente no: alcuni partecipanti al meeting non sono in sala, ma sono connessi da remoto – “non sento bene, la linea continua a cadere…” – altri non sono riusciti a venire e hanno mandato un assistente – “riferirò ogni aspetto al mio responsabile e vi farò sapere suoi eventuali feedback” – altri non hanno letto il documento introduttivo che avevate allegato alla convocazione e, quindi, sono arrivati completamente impreparati all’incontro.
Quante volte vi siete trovati impantanati in processi così fangosi, completamente improduttivi?
È tempo di cambiare, imitando i piccoli gruppi: abbreviate e chiarite la catena decisionale, definendo in anticipo quali scelte un singolo membro può fare da solo, quali richiedono il consenso del team e quali l’avallo del leader. Messi nero su bianco questi principi cardine, stimolate il gruppo al decision-making, infondendo il senso di responsabilità individuale.
5. Spezzettare i progetti
Ultimo, ma non meno importante, per affrontare grandi progetti senza venire fagocitati dai grandi processi decisionali – che aggiungono, meeting dopo meeting, nuovi membri al tavolo di lavoro, stakeholder, passaggi e task – segmentate il compito in singole aree e date ad ogni gruppo libertà decisionale e una deadline. Lavorare per unit, piuttosto che in piena condivisione, facilita la chiusura dei singoli aspetti che compongono un grande progetto, garantendo il rispetto delle scadenze.
Semplicità, fiducia e predisposizione all’azione sono le chiavi per rendere efficace anche un grande gruppo di lavoro: fate come i piccoli, chiudete il documento di presentazione e lanciatevi sul campo. Tornerete vincitori!