C’è chi li chiama recurring, chi one-to-one. Di solito si tengono una volta alla settimana, meglio se sempre alla stessa ora. E sono un’occasione unica non solo per fare il punto delle attività con il team, ma anche per dare e ricevere feedback.
Peccato che, tra agende affollate e comunicazioni digitali spezzettate – con capi e sottoposti che dialogano in real time tramite chat aziendale – capita spesso che gli incontri saltino o che siano frettolosi e poco organizzati, con la conseguente perdita di una grande opportunità.
Come sostiene anche Elizabeth Grace Saunders – autrice di “How to Invest Your Time Like Money” e fondatrice di una importante società di coaching manageriale – i meeting one-to-one sono uno dei più importanti strumenti di produttività a disposizione del leader, utili per conoscere gli avanzamenti dei progetti, per tastare il clima che si respira nel team, venire a conoscenza in anticipo di criticità in fase embrionale. E per i dipendenti? I meeting one-to-one sono una testimonianza di cura e attenzione da parte del leader, una base indispensabile per un rapporto di fiducia.
Come organizzarli per sfruttarli al meglio?
Ecco qualche consiglio per meeting one-to-one efficaci e produttivi.
- Un appuntamento fisso
I meeting one-to-one vanno fissati in modo ricorrente, con cadenza definita. Ogni quanto? Decidetelo voi in base alla concentrazione di attività e alla numerosità del team. Ma fatelo: perché un appuntamento ricorrente rassicura il dipendente e lo scoraggia dall’interrompervi continuamente con piccole domande, incentivandolo a concentrarle tutte insieme durante il vostro incontro. Fissato il meeting, non cadete nella trappola del “rischedula” o dell’arrivare in ritardo: tenete fede all’impegno preso, o genererete frustrazione nell’interlocutore.
- Condividete l’ordine del giorno
Non troppo vincolati, non troppo improvvisati: i migliori one-to-one sono quelli che seguono un flusso definito di contenuti, ma che li snocciolano in modo flessibile nei tempi e nell’ordine. Arrivate all’incontro con un elenco puntato degli hot topics e chiedete al collega di fare lo stesso. Incrociate ora le liste e decidete le priorità. Se serve, lasciate le questioni meno urgenti per il prossimo round.
- Spegnete i telefoni
I meeting one-to-one sono l’occasione per comunicare al dipendente che siete davvero interessati alla sua attività e che volete ascoltarlo attivamente. Per connettervi a lui, disconnettetevi da tutto il resto. Via i cellulari, abbassate la suoneria del pc e siate presenti e lucidi.
- Partite con un rinforzo positivo
Per entrare subito in connessione e creare un buon feeling, iniziate l’incontro faccia a faccia con un complimento. Il dipendente ha fatto una buona presentazione aziendale o ha concluso un ottimo accordo con un partner? Questo è il momento per farglielo notare.
- Risolvete i problemi
I meeting one-to-one servono soprattutto per sedersi al tavolo con il dipendente e ascoltare le difficoltà che sta incontrando in un progetto, trovando insieme una via d’uscita. Per non rendere il one-to-one un fiume in piena di lamentele, però, chiedete alla risorsa di arrivare già preparata con i problemi da risolvere e le possibili soluzioni: durante il meeting avrete il tempo per analizzare le strade percorribili, in modo più costruttivo.
- Ringraziate
Chiudete in modo positivo, come avete iniziato: non date per scontato la dedizione del dipendente e non sottovalutate il suo impegno. Ringraziatelo e comunicategli in modo sincero il vostro apprezzamento per i suoi sforzi.
Utili per aggiornarsi con il team sui temi pratici e per dimostrare partecipazione e interesse, i one-to-one possono anche essere l’occasione per parlare degli sviluppi di carriera del dipendente. Attenzione, però, a non farlo a tradimento: questi argomenti sono delicati e cruciali per la risorsa e richiedono preparazione. Anticipate alla persona le vostre intenzioni – “durante il recurring di mercoledì vorrei parlare del tuo percorso professionale e condividere gli obiettivi per l’anno” – e dategli il tempo di organizzare i suoi pensieri.