Non ci stancheremo mai di ripetere quanto la gestione delle decine – talvolta centinaia – di email ricevute da ogni professionista ogni giorno, sia un vero freno alla produttività e alla concentrazione individuale.
Tuttavia, pare proprio che rinunciare allo strumento di posta elettronica sia impossibile.
Probabilmente perché scrivere una mail ci fa sentire più autorevoli ed efficaci. O forse perché lasciare traccia scritta ci sembra più sicuro – in caso di future contestazioni – o magari perché i tanti professionisti, spesso impegnati in meeting o in riunioni con clienti o fornitori, non possono di certo rispondere al telefono, ma riescono a scrollare la inbox (perdendo il focus sulla riunione e trasmettendo senso di poco coinvolgimento, ma questo è un altro discorso…).
Insomma, scrivere mail ci piace tanto.
Se non possiamo dire addio a questo vizio così diffuso, evitiamo, almeno, di rendere i nostri messaggi completamente inutili, o peggio aggressivi e fastidiosi, facendo molta attenzione all’oggetto che utilizziamo.
L’oggetto: una variabile importante che funge da biglietto da visita e da primo punto di contatto tra noi e il destinatario. È attraverso l’oggetto di una mail che l’utente che la riceve può dedurre argomento, gravità, interesse e, in sintesi, decidere se aprirla subito, più tardi oppure cestinarla per direttissima.
Qualche consiglio?
Ecco i 5 oggetti da non utilizzare mai, per avere un buon tasso di click through rate e redemption.
1. Domanda veloce
Riguardo cosa? A che proposito? E poi, chi può dirlo se sarà veloce? L’esperienza insegna che i problemi all’apparenza veloci e semplici, in profondità si rivelano molto più complessi. Con la conseguenza che nessuno ci casca più. Se avete una domanda da porre al destinatario, anticipatela sinteticamente nell’oggetto, e date un indizio del tema trattato. Optate, ad esempio, per “Domanda su file budget”: sarete subito chiari e metterete l’interlocutore nella condizione di capire, sin dai primi caratteri argomento sul tavolo e priorità.
2. I:Fwd:Re:Re:Re:Re / Ultimo Feedback Cliente / Def / Def Def
All’ennesima mail con lo stesso oggetto, anche il più esperto gestore di posta elettronica rischia di perdere attenzione, logica e di ingarbugliare il flusso della comunicazione. È buona norma, ogni due o tre scambi di mail, aggiornare l’oggetto per guidare la discussione e allineare, in un colpo solo, anche gli utenti in CC, che non si sentono chiamati in causa e difficilmente scorrono l’intero contenuto delle email. Bingo!
3. Riepilogo dell’ultimo staff meeting: Recap, documenti allegati, minuta e domande di chiarimento per i partecipanti a tutti i tavoli. Importante, feedback entro sera. Leggete tutti.
Quanti di voi hanno letto “Leggete tutti”, in coda all’oggetto sopra? Immaginiamo pochissimi: ecco spiegato, dunque, il rischio di scrivere oggetti troppo verbosi e lunghi. Nessuno, o quasi, arriverà fino alla fine: la maggioranza dei destinatari si sentirà, inoltre, così scoraggiato dal titolo impegnativo, dal desistere proprio dall’apertura della mail. Optate per oggetti asciutti, e lasciate l’approfondimento per il corpo della mail.
4. Urgente!
Se è urgente, alzate il telefono.
Se scrivete una mail, l’urgenza non c’è. E il destinatario lo sa.
Cosa otterrete? Seminare panico, costantemente, e perdere di credibilità. Così che, quando l’urgenza capiterà davvero – perché capiterà – sarà difficile ottenere credito e ascolto.
5. “Sei impegnato?” oppure “Chiamami!”
Questi due esempi fanno entrambi parte della categoria degli oggetti ansiogeni: brevi testi che, specialmente se inviati da un diretto superiore, scatenano la tachicardia nel destinatario. La prima domanda, che sorge automatica, è “cosa sarà successo di così terribile, grave e urgente??”. E quindi, in men che non si dica, il dipendente perde concentrazione, lucidità e abbandona tutto il lavoro che stava facendo, per alzare subito il telefono e chiamare il mittente. Il consiglio, per evitare di danneggiare la produttività dei membri del team, è quello di utilizzare un tono meno indagatore e più informativo, fornendo qualche dettaglio in più a chi riceve la comunicazione (specificando, ad esempio, perché dovrebbe chiamarvi, e su quale attività avreste bisogno del suo supporto, in caso la risorsa non fosse al momento impegnata), così da tranquillizzarlo e lasciarlo libero di gestire le priorità in corso.