Troppo lunghe, troppo corte, noiose, imprecise, confuse, stressanti: sbagliare con le email è questione di un attimo, mentre la conquista dell’attenzione è un’impresa sempre più ardua.
Ogni giorno la posta elettronica ci aiuta a lavorare (è anzi il primo strumento di comunicazione per moltissime professioni), ma genera anche tanta insofferenza, perdite di tempo ed effetto saturazione.
Qualche istruzione per l’utilizzo di questo strumento, allora, è preziosa per poter comunicare in modo efficace, portare a termine progetti e collaborare a distanza, senza stress.
E chi meglio dell’Amministratore Delegato di LinkedIn, Jeff Weiner, può aiutarci a fare dell’email il nostro miglior alleato sul lavoro? In una recente intervista il CEO ha spiegato quali siano, secondo la sua esperienza, i due principali errori da evitare.
Nella posta, less is more
Weiner non ha dubbi su quale sia lo sbaglio più frequente e deleterio: scrivere troppo. “Più lungo e complesso è il messaggio, maggiori domande può sollevare, e se le persone si attendono delle risposte allora bisogna inviare altre email, altre repliche giungeranno e via dicendo”, spiega il numero uno di LinkedIn. Dunque nemmeno noi ci dilunghiamo troppo in spiegazioni, il messaggio è chiaro. E il tempo di chi legge è prezioso.
Emozioni lontano dalla tastiera
Farsi prendere la mano mentre si scrive, sfogando nelle parole l’emozione del momento, potrebbe non giovare alla comunicazione. La rabbia, in particolare, traspare facilmente tra le righe e può innescare botta e risposta non certo produttivi tra gli interlocutori. A tutti sarà capitato di ricevere un’email sgradita, sentendosi attaccati, e di rispondere “a caldo”, per poi pentirsene.
Il tasto “invio” può aspettare
Uno dei consigli di Weiner, per quanto apparentemente banale, è utilissimo: rileggere prima di inviare il messaggio. Ma quante volte lo facciamo? Poche. E quante volte invece ci ritroviamo a pensare che vorremmo averlo fatto, ma ormai è tardi? Eppure basterebbe rileggere, o almeno farlo per le email di particolare importanza o complessità.
Non snobbate il telefono
La posta elettronica rispetto alle telefonate ha chiari vantaggi, quelli tipici di una comunicazione scritta e diacronica: si può leggere ovunque e in qualsiasi momento (anche grazie a smartphone e app), non richiede silenzio, ci permette di rispondere quando abbiamo tempo e voglia. La posta elettronica rispetta riunioni, treni in partenza e mal di testa. Ma non dovrebbe sostituire del tutto le telefonate, siano essere tradizionali o via Skype. A volte sono le circostanze a dettare la scelta della tastiera o della cornetta, altre volte potreste avere dei dubbi. Per risolverli, fatevi qualche domanda. Sto scrivendo troppo? L’email è confusa? Creerà più domande che risposte? Sarebbe meglio parlarne a voce? Se la risposta ad almeno una di queste domande è “sì”, allora alzate il telefono.
Prendetevi il giusto tempo
L’ansia della velocità non deve prevalere sull’accuratezza della comunicazione. Le email particolarmente delicate (magari perché rivolte ad un cliente importante oppure molto tecniche o cruciali per la vostra attività) meritano un’attenzione aggiuntiva. Scrivetele e salvatele come bozza, concedendovi il tempo di rileggerle in un secondo momento, che sia dopo un giorno, un’ora o una semplice pausa caffè.
Secondo i conteggi e le approssimazioni di Radicati Group, nel mondo esistono oltre 3,8 miliardi di caselle di posta registrate, da cui partono o su cui arrivano ogni giorno, mediamente, 281 miliardi di messaggi. E nel 2022 la media quotidiana salirà a 333 miliardi. Maneggiare con cura e con qualche furbizia questo strumento è, dunque, l’unico modo per sopravvivere al ciclone delle email.
Luigi Schiavo
Assolutamente condiviso il passaggio sul “tasto invio”