“Scusa, ho avuto un imprevisto. Ripianifichiamo il nostro caffè domani?”.
“Sto andando lungo in un altro meeting, possiamo spostare il nostro incontro a venerdì? Fissalo pure, la mia agenda è già aggiornata”.
“Giuro: ti scrivo una mail stasera”. E chiaramente, non lo farà.
Chi di noi non ha mai avuto a che fare con un amico, collega o conoscente tanto abile a prendere un impegno, quanto lesto a farlo slittare continuamente?
E passi quando l’episodio è sporadico, ma quando il procrastinatore è seriale la questione si complica.
Peggio ancora se il colpevole siamo noi: se riconosciamo di avere il vizio del “posponi” è tempo di comprendere il comportamento e correggerlo, in fretta. Perché i rischi sono elevati.
Posticipare in modo cronico nasce dalla paura di deludere
È proprio la volontà di compiacere gli altri, la leva che fa scattare lo slancio a prendersi un impegno.
Chi ci ha chiesto un feedback entro sera potrebbe rimanere deluso di fronte ad un nostro no, così come chi ci ha invitati a prendere un caffè per parlare di un nuovo progetto merita la nostra attenzione.
Nel momento in cui rispondiamo affermativamente alle richieste degli altri, cerchiamo di apparire disponibili e accondiscendenti, ma stiamo sottovalutando l’impegno richiesto per svolgere quel task – fosse anche trovare 30 minuti per uscire dall’ufficio e sedersi ad un bar – e la scarsità di ore lavorative che abbiamo a disposizione e che, spesso, sono già completamente piene.
Di fronte ad una richiesta, quindi, dovremmo riflettere concretamente: riesco a gestirla, e se sì, in che tempi?
Solo dopo avere quantificato realmente l’effort, è consigliabile dare una risposta su base oggettiva e veritiera. Anche a costo di dire no.
Eppure, per non tradire le aspettative, o per non affrontare subito il rifiuto, molti tendono a dire: “senza problemi, me ne occupo domani mattina come prima cosa”.
Ma arrivati sotto scadenza si scontrano con la realtà: non hanno avuto il tempo nemmeno di aprire il file di turno, figurarsi di leggerlo e di sviluppare una valutazione. E così scatta il “posponi”, il “rischedula”, il “facciamo domani?”.
E la delusione nell’altro è ancora più cocente.
Posporre: più facile con le nuove tecnologie
Chi ha il vizio di posticipare e di bucare – costantemente – gli impegni presi, ha dalla sua un fattore incentivante: la tecnologia.
Nascosti dietro ad uno schermo, che sia desktop o mobile, inviare un messaggio di scuse per ripianificare l’impegno non è così difficile come farlo di persona: l’esposizione è minore e l’imbarazzo è contenuto.
Il rischio? Quello di lasciarsi prendere la mano ed entrare in un vortice di scadenze non rispettate e che, via via, si affollano.
Posticipatore seriale: non può essere leader
Come si sente chi è alle prese con un ripianificatore cronico? Sicuramente tradito e poco valorizzato.
Percepire che gli impegni concordati non sono stati rispettati fa venir meno il senso di fiducia e di rispetto che nutriamo verso l’altra persona.
Un leader, evidentemente, non può permettersi un crollo reputazionale di questo tipo, apparendo inaffidabile e approssimativo.
Senza considerare che, chi non brilla per puntualità e rispetto della parola data, di certo non può imporre al suo team precisione e massimo commitment sulle scadenze.
La soluzione? Riscoprire il significato alla base della parola impegno: ogni promessa è un dovere, soprattutto sul posto di lavoro, e come tale va onorata. Imponetevi di portare a termine ogni task su cui vi siete esposti, a costo di trascorrere la notte in ufficio. L’extra lavoro vi servirà per comprendere davvero i tempi necessari per svolgere le attività, aiutandovi a valutare meglio in futuro.
E anche un “non riesco”, sarà ben accetto.