Il tempo è la risorsa più sottovalutata in ufficio: come ridargli valore e aumentare produttività e collaborazione?

Se sapeste che nella vostra azienda ci sono sprechi di denaro e inefficienze organizzative, correreste subito ai ripari per mettere ordine e guidare il team ad una gestione più virtuosa delle risorse?

Immaginiamo di sì.

E perché la notizia che i dipendenti impieghino male il loro tempo, sprecandolo in attività time consuming e a scarso valore aggiunto, genera raramente reazioni altrettanto tempestive e decise?

Solo poche, lungimiranti, Companies nel mondo hanno compreso il vero valore del tempo – constatando come questo fattore influisca sensibilmente sul bilancio – e hanno messo in piedi scelte strategiche e tattiche per evitare sprechi e tendere ad un modello di business virtuoso.

Leader, volete ispirarvi a loro? Ecco le 5 regole d’oro per ridare valore al tempo e aumentare produttività e collaborazione.

1)    Organizzazioni più snelle

Project manager, supervisori, consulenti: quante figure in azienda sono deputate al controllo delle attività svolte dai dipendenti? Il loro valore aggiunto? Scarso, se non addirittura tendente al negativo: ogni risorsa con il compito di gestire e organizzare, automaticamente assegnerà compiti, chiederà report, convocherà riunioni, introducendo costi. Per ridare valore al tempo dei dipendenti ed aiutarli a concentrarsi sulle attività importanti, aumentando la produttività, riducete l’abbondanza di figure intermedie, snellite l’organigramma e favorite il flusso di informazioni senza porre troppi intermediari.

2)    Parola d’ordine: priorità condivise

Far sì che l’intero gruppo di lavoro condivida poche, importanti, attività su cui concentrare gli sforzi, favorisce la produttività, accelera l’innovazione e riduce la diluizione delle energie. Ogni leader deve saper separare le reali priorità dalle attività che, seppur importanti, possono essere posticipate o ignorate e spingere il team a fare lo stesso. Remare tutti nella stessa direzione, lavorando a più mani su singoli task è un’iniezione di adrenalina, che sollecita l’impegno e favorisce la collaborazione.

3)    L’etiquette del meeting

Basta disordine! I meeting vanno regolamentati con un codice di comportamento. Per farlo, prendete ispirazione dalle Big Companies che hanno dichiarato guerra ai meeting inutili, copiando le loro tattiche vincenti. Tra le regole da implementare, imponete rigorosa puntualità (ogni minuto sprecato sono costi in più!), e come Ford pretendete che i documenti vengano condivisi con ampio anticipo così che tutti possano essere già preparati ed evitare di trasformare il meeting in una lettura collettiva di un power point. Come Intel, poi, all’inizio del meeting chiedete che vengano identificati e condivisi i pochi, chiari obiettivi dell’incontro. Come Apple, infine, se percepite che il meeting si sta rivelando inutile non abbiate paura di sospenderlo prima del termine.

4)    Scacciate la paura di decidere

C’era una volta l’azienda padronale. Obiettivo: vendere. Soluzione: lavorare bene e velocemente, senza perdere tempo. Strumento: decidere senza indugi.

Poi sono arrivati i manager, terrorizzati dall’obbligo di decidere per la paura di sbagliare e perdere la poltrona. Ed è così che si sono nascosti dietro ricerche di mercato, summit allargati, workshop, modelli e matrici di valutazione. Con il risultato che le decisioni tardano, i costi aumentano, le inefficienze esplodono.

I leader devono impegnarsi a rendere i processi decisionali standardizzati e fluidi, chiaramente assegnati a poche figure responsabili. Il tempo risparmiato dalle lungaggini decisionali potrà finalmente essere investito per valutare nuove opportunità di crescita e per portare vantaggio concreto all’impresa.

5)    Nuovi progetti? Sì, ma solo se profittevoli e circoscritti

L’incubo delle aziende attuali? Il moltiplicarsi di progetti, piccoli e grandi, che continuano a trascinarsi nel tempo, senza arrivare mai ad una soluzione. E mentre i progetti si evolvono e non si risolvono, ne nascono altri, che intraprenderanno presto lo stesso iter, assorbendo energie e lucidità delle risorse del team.

La soluzione? Mettere una barriera d’ingresso ai nuovi progetti: accettare solo quelli a reale valore aggiunto, corredati da un business plan che sappia dimostrarne la profittabilità e che ne stimi i costi, comprendendo assolutamente anche quelli legati all’effort delle persone coinvolte.

Il segreto per il successo? Pretendere che ogni nuovo cantiere sia sotto la stretta responsabilità di un leader che si assicuri di non sforare il budget complessivo, monitorando i costi diretti ed indiretti e valorizzando il tempo e gli sforzi impiegati.

 

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