Il meeting è utile se il dibattito è acceso, ma deve essere gestito correttamente

In ufficio non sempre il silenzio è d’oro. Nelle riunioni di lavoro mordersi la lingua e accettare ogni decisione altrui senza batter ciglio potrebbe rivelarsi una tattica infruttuosa per tutti, oltre che frustrante per il singolo. Possiamo crederci se a dirlo è un esperto di dinamiche aziendali come Morten T. Hansen, docente di Management delle Università di Berkeley e di Stanford, ex consulente di Boston Consulting Group e autore dei saggi bestseller “Great at Work and Collaboration” e “Great by Choice”. Un suo studio, condotto su cinquemila fra manager e dipendenti di aziende nordamericane, ha evidenziato un legame tra la capacità di generare discussione durante le riunioni e il successo professionale.

Dissentire, insomma, non è tabù, ma anzi permette di creare quello che l’esperto chiama un “buon conflitto”. Spesso però accade il contrario: molte persone, spiega Hansen, si tengono alla larga dalla discussione, confondendo l’espressione del disaccordo con gli attacchi personali. Niente di più sbagliato, perché tale atteggiamento fa sì che la riunione diventi un vuoto contenitore (o una perdita di tempo, per dirla tutta). Anche i più remissivi tuttavia possono allenarsi al “buon conflitto” seguendo sei buone abitudini.

Pensate a una buona domanda

Se volete creare una discussione produttiva, cominciate con una domanda. La forma interrogativa è ottima per stimolare l’interesse, coinvolgere e ottenere collaborazione. Invece di esordire dicendo che cosa si dovrebbe fare – in un progetto, con un cliente, all’interno di un team –, molto meglio chiedere il parere altrui. Ma attenzione: evitate quesiti troppo generici o, peggio, domande che contengano già tra le righe una risposta.

Aiutate i timidi

Li conosciamo tutti: alcuni tendono a tacere per naturale inclinazione o paura di contraddire gli altri. E poi ci sono i nuovi arrivati, i giovani, gli stagisti. Un vero leader saprà però gestire la conversazione mettendo a loro agio tutti i partecipanti alla riunione e magari contenendo l’esuberanza dei chiacchieroni. Ringraziate chi si è espresso, non alzate la voce, fate domande rivolgendovi direttamente a chi altrimenti forse non aprirebbe bocca.

Contenete gli “squali”

Hansen li chiama così. Persone che tendono a creare un clima intimidatorio, scoraggiando le voci contrarie. Un buon leader saprà invece comunicare l’idea che tutti possono parlare, con frasi del tipo “Permettetemi di esprimere un’opinione rischiosa” o “Apprezzo il suggerimento”.  Solo una persona su cinque, tuttavia, è naturalmente capace di creare un clima di questo tipo.

Fingetevi contrari

Bleffare è ammesso. A volte, per far emergere il vero pensiero dei vostri colleghi o clienti, potreste dovervi fingere scettici o contrari a un’idea. Così facendo, stimolerete le argomentazioni e verificherete quanto siano solide.

Fate il terzo grado alle idee

I presupposti di qualsiasi progetto devono essere solidi. Per verificarlo, un buon leader deve “interrogare” l’idea con l’accuratezza di un detective alle prese con un criminale. Analizzatela dal vostro punto di vista, chiedete a chi è più esperto a sua volta, accuratamente, e se necessario ripetete la procedura.

Cercate sostenitori sinceri

Il pregiudizio di conferma, fenomeno noto alla psicologia cognitiva, è il meccanismo per cui si tende a prestare attenzione ai dati che rafforzano un’idea già formata e non a quelli che la smentiscono. L’opinione altrui può servire ad aprirci gli occhi, a patto di non circondarsi di persone troppo accondiscendenti. Chiedete agli altri di essere sinceri e di evidenziare i punti deboli dei vostri ragionamenti.

Con questi consigli le riunioni e i brainstorming conterranno quel po’ di pepe che trasforma la discussione da noiosa e monodirezionale a costruttiva, dinamica, aperta a più punti di vista.

Cosa ne pensate?