I 4 pilastri per gestire i dipendenti che lavorano da remoto

Non si fa altro che parlare di smart working: una modalità d’intendere la professione in chiave 2.0 che elimina il vincolo della presenza fisica in ufficio e apre le porte al lavoro da remoto.

Una prassi che fino a qualche anno fa poteva sembrare utopistica, e che oggi sembra invece la normale evoluzione dell’epoca contemporanea, fatta di “device always on”, massima flessibilità bilaterale e attenzione al work-life balance dei dipendenti.

Una rivoluzione iniziata timidamente, con qualche progetto pilota lanciato dalle aziende più audaci, e diventata oggi decisamente diffusa: è così che alcune professionalità, anche manageriali, si sono affrancate dalla collocazione fisica e lavorano completamente delocalizzate.

Del resto, con l’affermazione dello sviluppo tecnologico che ci ha dotati di almeno uno smartphone a testa, di un pc e di una connessione 24/7, chi ha bisogno di una scrivania?

Quello di cui c’è bisogno, quando si decide d’intraprendere il lavoro da remoto, è però un set di regole chiare, per non rischiare di scivolare nelle paludi della scarsa produttività.

Se il lavoro da remoto ha risvolti positivi per l’azienda – risparmiare sui costi logistici e poter assumere talenti da tutto il mondo – e per i dipendenti – poter gestire il proprio tempo – non sono poche le insidie che rischiano di far naufragare il progetto.

Ecco, quindi, qualche consiglio per gestire al meglio i dipendenti che lavorano da remoto.

1. Chiarire le regole

Un dipendente che lavora da remoto non è sotto il diretto controllo visivo del suo boss. Una condizione d’insolita indipendenza che può mettere in difficoltà il leader, che sente di non avere il polso sulla risorsa, e il dipendente, che non sa quali libertà può prendersi durante il “tradizionale” orario.

Per questo è importante costruire il rapporto di lavoro da remoto su fiducia e trasparenza, condividendo le aspettative reciproche e tracciando il perimetro di possibilità. Quanti giorni si può rimanere fuori ufficio? Ci sono appuntamenti fisici a cui presenziare obbligatoriamente? Quale tipo di copertura oraria chiedere alla risorsa? Come saranno gestite le comunicazioni con il team?

Una serie di check preliminari che possono far emergere anche piccoli gap e mancanze organizzative, favorendo il loro risanamento.

2. Definire gli obiettivi

Una delle chiavi per interpretare al meglio il lavoro agile è quello di procedere per obiettivi.

Una logica non sempre diffusa sul posto di lavoro. Non è raro, infatti, che la performance di un dipendente venga misurata ad orario (l’impiegato che fa tardi alla scrivania è valutato come produttivo) e che l’engagement delle risorse avvenga al bisogno (anche questa sera c’è un’emergenza? Tutti nell’ufficio del capo e diamo il via all’ennesimo meeting delle 21).

Una risorsa produttiva in smart working, invece, deve poter lavorare per obiettivi e per task predefiniti. Solo chiarendo quali sono i compiti da chiudere a fine giornata la risorsa può schedulare i suoi impegni e ottenere il massimo dal lavoro agile.

Implementare questa logica richiede grande sforzo da parte del leader, che deve avere ben chiari gli obiettivi e i compiti a medio termine, e massima organizzazione reciproca.

3. Mettere a punto la tecnologia

Il lavoro da remoto è possibile solo con un supporto tecnologico ottimale: un team delocalizzato per essere affiatato deve poter condividere gli stessi strumenti e poter comunicare efficacemente in real time.

Per questo motivo, prima di avviare il progetto di lavoro da remoto assicuratevi di avere una suite di strumenti tecnologici condivisi tra le risorse: lo stesso programma di videocall per tutti (es. Skype for Business), lo stesso strumento di messaggistica istantanea per comunicazioni flash, una piattaforma per condividere documenti e archiviare i materiali (come Dropbox) e programmi di project management per seguire le attività in concerto (es. Trello).

Oltre alla gestione del lavoro ordinario, mettete in campo anche qualche piccolo trucco per rendere i meeting produttivi: come quello di posizionare un pc con programma di videoconferenza attivo accanto a voi, per dare ai dipendenti collegati da remoto una visione del tavolo come se fossero realmente seduti. O come quello di definire sempre un numero di back-up da chiamare in caso di caduta della connessione.

All’ennesima mancanza di linea telefonica, infatti, la tentazione dei partecipanti fisici ad un meeting è quella di andare avanti senza attendere i colleghi fuori ufficio: una prassi estremamente dannosa per la produttività e per l’efficienza del team, oltre che demotivante.

4. Non rinunciare al contatto

Uno dei rischi del lavoro da remoto è quello dell’estromissione del dipendente dalle logiche relazionali tipiche della vita in ufficio e del progressivo allontanamento tra leader e risorsa.

Per rendere il lavoro agile davvero soddisfacente è importante mantenere il contatto.

Come? Definendo precisi checkpoint per valutare l’andamento del lavoro e fare il punto delle attività: programmate momenti di confronto quotidiani (la call delle 17 per verificare che tutte le attività siano indirizzate) e settimanali (una videocall il lunedì mattina per schedulare i task).

Non dimenticate anche di utilizzare più mezzi di comunicazione possibili: affidarsi ad una semplice email, anche se più immediata e sbrigativa, può appiattire la comunicazione e, nel tempo, renderla impersonale.

Per coltivare lo spirito di team, poi, non dimenticate di organizzare di tanto in tanto dei momenti di socializzazione informali post-lavoro.

Il premio per i leader che riusciranno a gestire al meglio i dipendenti da remoto? Avere team più felici, più motivati e molto più riconoscenti e fedeli all’organizzazione: lo dicono le ricerche!