Gestire i procrastinatori? Fatelo in modo soft

Procrastinare: una parola che suona complessa, ma che descrive un comportamento semplice. È la sensazione di repulsione che, spesso, proviamo verso un determinato compito, tanto da rimandarlo all’infinito, nella speranza – forse – che accantonandolo si dissolva o che – più realisticamente – sia svolto da qualcun altro.

Come due poli uguali, l’individuo e l’odiato compito non riescono proprio ad avvicinarsi e a prendersi, finendo per perdere tempo ed efficienza.

Un atteggiamento raro? Niente affatto: le ricerche stimano che circa ​un dipendente su 5 mostri i segni del procrastinatore, come l’incapacità di eseguire i compiti entro le deadline stabilite e la svogliatezza generale nell’affrontare i task.

Cosa fare di fronte ad un procrastinatore?

Sicuramente è bene non cadere nel suo stesso difetto, evitando di prendere una decisione e di rimandare il problema. Anche perché dietro ad un procrastinatore, per un manager si nasconde una ​perdita di profitto​, un ​calo di produttività​, un ​rallentamento del lavoro​ del team, una ​prestazione a bassi giri​. Meglio risolvere subito la questione, uscendo dalla palude.

Agire è indispensabile, ​ma come comportarsi per risolvere il problema senza rischiare di peggiorare la situazione?
Del resto, il procrastinatore è spesso spaventato dal peso delle responsabilità e punirlo severamente può infiammare ulteriormente la debolezza.

Un’idea è quella di mettere da parte le maniere forti e di usare i modi più soft che, secondo gli esperti, sono più efficaci.
Ecco 5 consigli utili per dare un’accelerata alle locomotive lente.

• Identificare il colpevole

Il vostro team continua a bucare le consegne, progetto dopo progetto? È improbabile che la colpa sia di tutti i membri della squadra. Più facile che all’interno del gruppo si nasconda un procrastinatore che, con la sua inefficienza, ​influenzi a cascata le performance del team​. La prima mossa è quella di scovarlo, analizzando bene le dinamiche di gruppo per capire dove si nasconde l’ingranaggio fuori fase. È fondamentale, quindi, ​definire bene chi fa cosa ​e chiarire in modo pubblico e palese le responsabilità individuali: in questo modo il procrastinatore non potrà nascondersi, addossando la colpa a qualcun altro.

• Basta giochi

In ufficio è bello creare un clima disteso e friendly, concedendosi qualche vezzo per lavorare col sorriso. Come il bollitore del te, per una tisana a metà mattina, o la musica di sottofondo, per alleggerire l’analisi dati del lunedì. Se in squadra c’è un procrastinatore, però, ​le piccole distrazioni rischiano di diventare l’alibi​ per perdere costantemente la concentrazione. Il vostro compito, in quanto manager e responsabili, è quello di assicurare i risultati aziendali facendo lavorare al meglio la squadra. Spegnete gli elementi di disturbo e riportate l’attenzione sui task, promettendo che, se il lavoro sarà svolto in anticipo, lascerete del tempo libero a fine giornata.

• Imporre scadenze ristrette

La gioia di un procrastinatore? Un lavoro da consegnare per fine mese, da svolgere nei ritagli di tempo, senza una deadline fissa. Se avete fatto l’errore di assegnare un task di questo tipo, mettetevi l’anima in pace: non riceverete mai l’output richiesto. Per tenere a bada la voglia di procrastinare delle risorse più deboli, impedite loro di rimandare,​ battendo i tempi con task rapidi​ e da consegnare a strettissimo giro. E nel caso di lavori più articolati, sezionateli in piccole parti e stabilite dei checkpoint intermedi.

• Assegnare un lavoro alla volta

Un altro errore da non fare di fronte ad un dipendente che tende a rimandare in modo cronico gli impegni, è quello di assegnargli più task contemporaneamente, sperando nel multitasking. La scelta giusta, al contrario, è quella di ​affidargli un singolo lavoro​ e, solo dopo averlo concluso in tempi brevi, passare al task successivo.

• Scegliere compiti abbordabili

Il procrastinatore, spesso, rimanda il compito assegnato per paura di non saperlo svolgere in modo corretto o perché, in tutta onestà, trova quel task noioso e non nelle sue corde. Per ottenere un output di qualità, nei tempi concordati, con un procrastinatore è meglio adottare un atteggiamento lineare: se è un mago delle presentazioni, fatele fare tutte a lui, e se non è a suo agio con i numeri,​ evitate di metterlo alla prova​ con lavori fuori dalla sua zona di comfort.

E ora, agite: non vorrete mica rimandare la questione?