Uno degli strumenti chiave su cui si basano il business moderno e l’operatività quotidiana di tutte le aziende del pianeta è la posta elettronica. Una vera e propria rivoluzione professionale, l’avvento dell’email, che dai primi anni ’90 ha iniziato a trasformare e rendere incredibilmente diretto ed immediato il passaggio di informazioni tra utenti.
Come ogni leva di business, tuttavia, anche l’email ha i suoi aspetti critici che devono essere gestiti con attenzione. Tra tutti la numerosità: quante volte, infatti, non siamo riusciti a stare al passo con il flusso di comunicazioni giunte nella Inbox, con il rischio di lasciarci sfuggire informazioni importanti o urgenti? Probabilmente molte.
Tale problema può diventare ancora più gravoso se immaginiamo le dinamiche quotidiane dei Top Manager internazionali, chiamati, day by day, a prendere decisioni di vitale importanza per l’andamento della loro Multinational Company. Ma essere leader di successo, significa anche saper affrontare, e superare, questo tipo di ostacoli con soluzioni vincenti frutto dell’estro e del talento, trasformando una criticità in opportunità.
Pragmatiche, curiose, divertenti e accattivanti, ma sempre finalizzate ad ottenere semplicità ed efficienza nella gestione delle issue quotidiane: ecco le brillanti idee di 5 Top Manager di successo per gestire la posta elettronica.
1. Jeff Bezos, CEO di Amazon, ama il punto interrogativo
Basta un carattere a Jeff Bezos per dare il via al lavoro dei suoi collaboratori. Ogni volta che nella sua Inbox arriva una mail di lamentela da parte di un cliente, il CEO di Amazon inoltra la comunicazione ai suoi uomini di fiducia aggiungendo semplicemente un punto di domanda. Quello è, per tutti i dipendenti, il segnale di allarme rosso. Unico obiettivo: trovare in tempi brevissimi una spiegazione su quanto accaduto. Riunioni in cui discutere del disguido? Mail chilometriche e infuocate per strigliare il proprio board? Niente di tutto ciò per Jeff Bezos: con un semplice carattere e un click sul tasto “Send” ha creato un metodo ultra immediato e smart per ingaggiare il suo team, non perdere inutilmente tempo in meeting superflui e, contemporaneamente, liberarsi di un buon numero di e-mail.
2. Formare un team per gestire le e-mail: ecco la scelta di Tony Hsieh, CEO di Zappos
Pensate che l’idea di creare un team dedicato alla gestione delle e-mail possa essere buffa e divertente? Da un lato lo è, ma per Tony Hsieh, CEO di Zappos, un gruppo di lavoro destinato alla sola valutazione e al filtraggio della posta elettronica fa rima con maggiore efficienza e semplicità per l’operatività quotidiana. Probabilmente c’è da fidarsi, considerato che, grazie al suo intuito, la catena di shopping online creata nel 1999 ha dato vita a modelli di business vincenti, anticipando il mercato globale con best practices sempre innovative e all’avanguardia.
3. Casella di posta in bancarotta: la strategia vincente di Ryan Holmes, CEO e fondatore di Hootsuite
Buttare via tutto e ricominciare da zero: ognuno di noi, almeno una volta nella vita, ha fatto questo pensiero. Ryan Holmes, fondatore e attuale CEO di Hootsuite, non solo l’ha pensato ma lo ha anche messo in pratica, con la sua casella di posta elettronica. Ogni paio di anni, infatti, sopraffatto dalla mole di mail ricevute, Holmes decide di dichiarare la sua Inbox in fallimento, cancellando tutti i messaggi presenti e ripartendo da zero. Drastico ma efficace: la bancarotta della casella, infatti, è sempre comunicata a coloro che sono ancora in attesa di una risposta e che, da quel momento, possono sfruttare il completo reset dei messaggi per ottenere feedback più veloci.
4. Per Kara Goldin, fondatrice e CEO di Hint Water, il mattino ha l’oro in bocca
Un detto popolare recita “il mattino ha l’oro in bocca”. Ciò vuol dire che gestire le attività nelle prime ore della giornata permette di godere di maggiore attenzione e concentrazione. Per questa ragione Kara Goldin, fondatrice e CEO di Hint Water, ogni giorno, alle 5:30 del mattino, punta la sveglia: l’obiettivo è controllare la casella di posta elettronica. Un modo alternativo per dare priorità ai messaggi e smistare ancor prima di arrivare in ufficio le attività critiche che dovranno essere svolte durante la lunga giornata lavorativa.
5. Non solo contatto e-mail: Chad Dickerson, CEO Etsy, ha un sistema per ricordare tutto
Volete inviare una mail ad un potenziale partner o cliente incontrato qualche mese prima in un business meeting, ma non vi ricordate il suo nome? La soluzione è seguire le orme di Chad Dickerson, CEO di Etsy, che ha ideato un sistema infallibile per superare queste difficoltà. Al termine di ogni incontro di lavoro, Dickerson, oltre a salvare in rubrica i nuovi contatti e-mail, aggiunge una nota in cui traccia il giorno ed il contenuto del meeting. In questo modo la sua rubrica non sarà mai un mero contenitore di indirizzi mail, ma una vera e propria leva di business da sfruttare per favorire il successo aziendale.