Efficienza al lavoro: come migliorarla in 5 step

Se state leggendo queste righe sul vostro smartphone aziendale, tra la compilazione di un foglio excel e la risposta ad una mail, sappiate che la vostra produttività è a rischio.

E fareste bene a continuare la lettura per capire come migliorare la vostra efficienza al lavoro.

Durante le 8 – ipotetiche – ore di lavoro al giorno, la nostra produttività è continuamente minacciata da cattive abitudini che trasformano la nostra concentrazione in un grafico oscillatorio. Un andamento fluttuante che non ci consente di concentrarci al massimo e di ottimizzare l’effort.

Il risultato? Spesso compiamo azioni nocive o ci perdiamo in attività time consuming e completamente inutili, che ci distraggono dai nostri task o che penalizzano la nostra energia. A fine giornata, sfiniti dalle ore trascorse in ufficio, ci accorgiamo però di non aver completato quasi nessuno dei compiti che avevamo previsto.

Capita anche a voi?

Ecco perché.

    1.Il buongiorno si vede dal mattino

Iniziamo con una cattiva abitudine di cui liberarvi subito.

Se il vostro problema è quello di faticare a carburare la mattina, a causa di una stanchezza che sembra non volervi abbandonare, la colpa potrebbe essere della sveglia.

Se siete soliti ritardare l’allarme più volte prima di alzarvi definitivamente dal letto, sappiate che in questo modo state danneggiando il vostro cervello.

Il nostro inconscio, infatti, nella maggior parte dei casi è già attivo prima che la sveglia suoni e sta iniziando a mettere in moto l’organismo. Disorientarlo, tornando a letto e cedendo al torpore, gli farà perdere i riferimenti e farà crollare l’energia.

Per arrivare in ufficio subito produttivi ed energici, quindi, alzatevi subito al primo trillo di sveglia, senza scuse.

    2.Real-time mailing

Il continuo “bippare” della casella di posta elettronica è uno degli elementi di disturbo più pericolosi in ufficio.

Le comunicazioni che arrivano, una dopo l’altra, creano stress e ci spingono a controllare continuamente, per escludere reali urgenze.

Per questo, se nel bel mezzo di un lavoro riceviamo un’email, l’impulso è quello di aprirla subito e, già che ci siamo, di rispondere.

Niente di più nocivo per la produttività!

Per aumentare la vostra efficienza al lavoro, settate degli orari precisi durante i quali controllare le email (ad esempio ogni due ore), ordinate le comunicazioni a seconda del mittente – così da poter avere sempre in prima fila quelle provenienti dal vostro capo o da clienti rilevanti – e, se vi fa stare più tranquilli, impostate un “out of inbox”, inviando messaggi automatici ai destinatari che informino che al momento non avete accesso alla mail.

    3.Stop al multitasking

Ne abbiamo già parlato ampiamente – qui trovate un’approfondita analisi sull’attention management – e lo confermiamo: il multitasking uccide la concentrazione e frena la produttività.

Voler fare più cose insieme, mette il nostro cervello nella condizione di non potersi dedicare al meglio a nessuna di queste: non stupiamoci, quindi, se gli output saranno insoddisfacenti!

    4.L’irresistibile appeal del web

Avete iniziato di buona lena la redazione del report in consegna oggi, ma dopo 5 minuti siete assaliti dalla curiosità di scorrere le notizie del giorno? Data una scrollata alla pagina del quotidiano online, è tempo di rimettersi al lavoro, ma nemmeno trascorsi 3 minuti state già cercando un ristorante per la serata.

Questo comportamento, che per molti si ripete per tutto il giorno, non fa che distrarvi ed impedirvi di entrare nel flusso di concentrazione virtuosa: una condizione di completa immersione nel lavoro, che avviene solo dopo 15 minuti consecutivi di attenzione. Entrare in questo stato mentale fa aumentare vertiginosamente la produttività e migliora il vostro umore, facendovi sentire efficienti e soddisfatti.

Proteggete, quindi, la vostra concentrazione cercando di resistere in ogni modo alle tentazioni esterne.

Come fare? Disconnettendo temporaneamente il device dalla rete ad esempio…

    5.Rimandare le grane…

…non le farà magicamente scomparire!

Posticipare a oltranza un lavoro complesso rischia di penalizzare la lucidità con cui lo affronterete: a forza di farlo slittare più avanti nella giornata, vi ci troverete alle prese quando la vostra attenzione sarà finita.

E di conseguenza la produttività nel completare quel task sarà ridotta al minimo, a fronte di un aumento direttamente proporzionale della fatica.

Meglio pianificare, quindi, i compiti più ardui quando il serbatoio di attenzione è al massimo.