6 consigli per comunicare (e lavorare) con chi non ascolta

Ascoltare, prima ancora di comunicare, è la qualità più importante per un buon professionista.

Ascoltare è sinonimo di attenzione, di interesse, di cura e di empatia verso l’interlocutore.

Qualsiasi sia l’argomento sul tavolo della discussione, sul lavoro, come nella vita privata, l’ascolto è cruciale per stabilire una connessione virtuosa con l’altro.

Una qualità tanto importante quanto spesso lacunosa: sul posto di lavoro non è raro, infatti, trovarsi alle prese con colleghi o superiori che non ascoltano.

Tra chi è sempre distratto dallo schermo dello smartphone e chi non lascia finire di concludere la frase per parlare sopra e troncare l’intervento altrui, avere a che fare con un pessimo ascoltatore può essere frustrante e demotivante. Per non parlare del calo di concentrazione che si vive quando si ha di fronte un interlocutore assente: terminare il concetto può risultare difficile, così come tenere saldo il filo del discorso.

Una vera minaccia alla produttività e all’efficacia.

Secondo un articolo della giornalista Rebecca Knight pubblicato sull’Harvard Business Review, però, esistono delle tecniche pratiche per affrontare il collega pessimo ascoltatore e degli approcci strategici utili a trovare la chiave per collaborare.

Scopriamo insieme i 6 consigli da mettere in pratica subito per imparare a lavorare con chi non sa ascoltare.

1. Prima di incolpare gli altri, analizzate voi stessi

Spesso una pessima attitudine all’ascolto dell’interlocutore è frutto di una vostra limitata capacità di comunicazione.

Magari, durante un discorso, tendete a saltare da un argomento all’altro o a parlare in modo caotico e poco lineare. O ancora, talvolta tendete a fornire troppi particolari “off-topic” non andando dritto al punto e confondendo la platea.

Insomma: prima di lavorare su un difetto altrui, verificate che non ci siano in voi possibili spazi di miglioramento.

2. Siate flessibili e testate nuovi approcci comunicativi

Il vostro collega sembra essere sempre distratto e perdere troppo in fretta l’attenzione verso ciò che avete da dirgli.

Oltre alla possibilità concreta di essere di fronte ad un pessimo ascoltatore, valutate anche l’eventualità che l’interlocutore sia una persona più facile da coinvolgere con stimoli non verbali.

Piuttosto che inondarlo di parole, provate, ad esempio, a colpirlo con una comunicazione visiva o scritta.

Non tutte le persone preferiscono ricevere le informazioni con la stessa modalità: imparate ad essere flessibili e ad adattarvi al contesto.

3. Chiarite la situazione e riducete i “rumori di fondo”

Se il vostro interlocutore tende costantemente a distrarsi, tra mail, telefonate e altre interferenze, non abbiate paura di fargli notare che ve ne siete accorti e che questo atteggiamento non è costruttivo per la conversazione.

Evitate, però, le frasi brusche: il rischio è quello di apparire aggressivi e farlo sentire sotto attacco.

Meglio avere un approccio chiaro, ma positivo, e cercare di aiutarlo a diradare gli altri stimoli per avere la sua completa attenzione.

Il suggerimento è quello di mostrare empatia e sincero interesse verso la moltitudine di impegni che lo assalgono e di offrire aiuto per risolvere qualche compito urgente, così che poi possa dedicarsi al 100% a voi.

4. Catturate l’attenzione

Se il vostro interlocutore tende naturalmente ad essere distratto, ad interrompervi spesso o a lasciarsi rapire da altro, una delle strategie più semplici ed efficaci è quella di sedurre la sua attenzione prima di iniziare a parlare.

All’inizio del discorso create enfasi e aspettativa, con frasi ad effetto come “Ho bisogno della tua attenzione: sono qui per introdurti una questione importantissima e per chiedere il tuo fondamentale aiuto”.

Di fronte ad una premessa così, anche il più strenuo sostenitore del multitasking lascerà da parte le altre mille attività per concentrarsi solo su di voi.

Durante il discorso, poi, tenete alta l’attenzione utilizzando un linguaggio semplice e sempre dritto al punto. Se ci sono passaggi che volete sottolineare, ripeteteli più volte, stressando l’importanza del messaggio. Alla fine, per tenere agganciato l’interlocutore e farlo sentire presente, chiedete una sua opinione su ciò che avete condiviso: capirete subito se la vostra missione di “comunicazione magnetica” si è compiuta.

5. Responsabilizzate l’altro

Una delle modalità più efficaci per creare attenzionalità attorno ad un tema, è quella di chiamare direttamente in causa l’interlocutore definendo un suo ruolo attivo e decisivo nel follow-up.

Se, ad esempio, dovete riportare al vostro responsabile una issue sullo stato di stallo di un progetto, chiarite subito che avete identificato possibili soluzioni, ma che al termine del discorso dovrete chiedere a lui quale delle strade disegnate è effettivamente la più corretta da percorrere.

Non trattate l’interlocutore come un semplice ascoltatore, ma coinvolgetelo e responsabilizzatelo, così che non possa svincolarsi o disinteressarsi troppo facilmente.

6. Coinvolgete il team

Ultimo, ma non meno importante: affinché la capacità di ascolto diventi una buona abitudine collettiva, evitate di puntare il dito contro il membro della squadra più carente in fatto di attenzione, ma innalzate il discorso al livello di team.

Fate in modo che il gruppo interagisca secondo parametri definiti da un accordo tra le parti e che contempli principi virtuosi come l’obbligo di lasciare parlare tutti i partecipanti attorno al tavolo e di non monopolizzare mai una conversazione.