Perché il tempo è la risorsa più sottovalutata in ufficio

time-management per aziende

Vendite, fatturato, redditività, quote di mercato: ecco alcuni degli indicatori che ogni Company cerca di monitorare per arrivare al successo.

Elementi concreti, facili da analizzare e comparare per definire la bontà di una strategia aziendale.

Eppure, i manager di oggi tendono a sottovalutare l’importanza di una delle variabili più rilevanti quando si parla di efficienza: il tempo, una risorsa scarsa non più così astratta e difficile da controllare.

Grazie ai sistemi tecnologici ormai ampiamente diffusi nelle Companies di tutto il mondo, ogni organizzazione può monitorare efficacemente come i propri dipendenti impieghino il loro tempo.

Funzioni di tracciamento delle email e della messaggistica istantanea, agende digitali e altri strumenti informatici consentono di verificare l’operatività del team.

Cosa ci dicono questi strumenti?

Sempre meno i dipendenti possono dedicare tempo e attenzione a svolgere il lavoro per cui sono retribuiti, e sempre di più si trovano a combattere con una valanga di impegni e meeting, conference call di gruppo, quintali di email da leggere e a cui rispondere.

Eppure la maggior parte delle aziende, pur riconoscendo il problema dell’affollamento di attività a scarso valore aggiunto, lascia la risoluzione della issue alla volontà individuale, chiedendo ai propri dipendenti di comportarsi in maniera virtuosa selezionando, secondo la propria sensibilità, le attività da svolgere. Peccato che poi non rispondere ad una mail, estraniarsi da un thread di conversazione o disertare una riunione può significare esclusione dai tavoli di lavoro.

Le compagnie più lungimiranti – ancora poche, in realtà – stanno invece andando a fondo del problema per identificare le attività inutilmente time consuming e per trovare una soluzione da applicare democraticamente a tutti i livelli dell’organizzazione.

Lotta aperta allo spreco di tempo, dunque? Assolutamente sì!

Ecco i principali nemici del business contemporaneo da gestire con attenzione per ridare dignità al tempo, la risorsa scarsa più preziosa della nostra era.

1)      Nel dubbio, ti scrivo: il fenomeno delle email selvagge

Nessuno nega che la comunicazione digitale sia una delle innovazioni che ha consentito di alleggerire il bilancio di tante imprese. Stop al consumo di carta, meno telefonate, più immediatezza. Ma come spesso accade, qualcuno deve averci preso la mano. Ed è così che oggi la casella di posta elettronica di molti di noi è diventata più affollata di una carrozza del metrò nell’ora di punta. Un manager, mediamente, riceve ogni giorno circa 200 email (secondo una ricerca di Bain&Company), molte delle quali inutili. I leader del futuro devono subito ragionare su come arginare questo fenomeno: un vostro dipendente, domani, potrebbe dover trascorrere un giorno a settimana solo per gestire le comunicazioni digitali, piuttosto che dedicarsi ad attività a valore aggiunto.

2)      Tutti insieme appassionatamente: i meeting inutili

16 a settimana. 64 al mese. 768 all’anno. Sono le ore che un top manager trascorre in riunione. Il motivo? Oggi organizzare un meeting è davvero semplice, veloce e a costo zero. Con il risultato che al posto che lavorare gli executives vengono richiamati in sale riunioni ad assistere a discussioni sempre troppo lunghe e spesso improduttive. Capita, poi, che nello stesso slot un manager abbia più riunioni schedulate, e sia costretto a scegliere a quale partecipare, rinunciando alla possibilità di condividere informazioni forse più importanti. Un fenomeno che affligge anche l’organizzazione nel suo complesso: il 15% del tempo del personale di un’azienda è trascorso in meeting. E una volta chiuse le porte della sala riunioni? Ta daaaa: il 22% dei partecipanti scrive email. Mediamente 3, per un totale di 30 minuti di digitazione. Il risultato? Con un tasso così basso di attenzione ed una partecipazione scarsa, serviranno più meeting per prendere una decisione. E nel frattempo avremo la casella di posta ancora piena. Un incubo, non credete?

Gli effetti di questi due fenomeni? Una collaborazione sempre più scarsa tra gli individui – chiusi in sé stessi per gestire l’abbondanza di stimoli e comunicazioni – un calo della produttività e una crescente perdita di controllo dei vertici nei confronti del team, con una conseguente miopia del loro effettivo apporto operativo.

Leader, è tempo di agire. È tempo di ridare al tempo il suo valore.

Come? Dateci tempo, lo scopriremo insieme nella prossima puntata.

(2) commenti

  1. È come se ciascuno di noi fosse cosciente di quanto sia importante delegare, ma poi non si assumesse realmente la responsabilità di farlo, pretendendo risposte anche su cose alquanto banali… contestualmente scriviamo per scaricare parte della nostra responsabilità e oggi in qualsiasi azienda si scrive, si scrive e ancora si scrive , perdendo il vero valore del lavoro di squadra, in cui ognuno dovrebbe avere un ruolo tale da creare valore agli altri e al fine comune aziendale. Anche qui, come in tutte le categorie della società odierna, siamo uno spaccato e specchio della sfera intellettuale.

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  2. Analisi molto lucida. E’ interessante sottolineare come, a mio avviso, lo spreco di tempo teoricamente operativo sia effetto, e non causa del male del quale soffrono le Aziende, ovvero l’autocentrismo. Già, perché l’ubiquo motto “il cliente al centro” è ormai solamente una frase buona per essere stampata su un quadro e per occupare coreograficamente qualche porzione di muro in ufficio. Non è tanto un problema di organigramma, quanto dei processi di gestione interni. Oggi nelle Aziende ogni problema viene gestito al pari del ciclo di vita di una mail: essa viene composta, inviata, nell’invio spezzettata in tante piccole porzioni che poi, negli intendimenti a monte, dovrebbero ricomporsi alla fine del processo. Cosa che però non accade. La condivisione troppo spesso degenera in uno scarico di responsabilità: “frammenti” del problema vagano da una casella di posta ad un’altra, da un soggetto all’altro, da un ruolo all’altro, perdendo in itinere ogni elemento valido per poterne valutare correttamente urgenza e importanza. Le riunioni dovrebbero avere il compito di migliorare il focus su un determinato argomento, ma in realtà sono diventate un fastidioso brusìo di fondo mentre i problemi vagano come palline da flipper impazzite.

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