Il Meeting: 5 top manager, 5 modi di gestirlo

Jeff Bezos

Nel 2015 una società di prodotti hi-tech, Jabra, ha condotto un’interessante ricerca sulla realtà del mondo del lavoro contemporaneo, chiamata Productivity At The Office.

Indovinate un po’ quale, tra gli elementi sotto accusa, è stato descritto dal 36% del campione come il principale freno a mano della produttività individuale?

Il meeting: per alcuni un prezioso momento di confronto, per altri un’enorme perdita di tempo, per altri ancora un elemento frustrante e inutile dal punto di vista decisionale. Sicuramente, un tassello ingombrante della carriera di un manager che, secondo alcune recenti ricerche di mercato, si vede intrappolato in riunione per circa 322 giorni dell’intera carriera lavorativa.

Cosa rende i meeting così odiati dai tanti professionisti? Secondo il report firmato Jabra il 51% accusa, durante i meeting, l’assenza di una guida precisa della discussione, il 32% parla di scarsità di decisioni prese, il 26%, ancora, punta il dito contro una preparazione inadeguata dell’incontro che ne causa improduttività.

Di certo, però, dai meeting non si può prescindere. Si può, però, reinterpretarli in modo nuovo, cogliendone i punti di forza per trasformare ogni incontro in un momento costruttivo ed efficace.

Come? Ce lo insegnano – ancora una volta – i grandi guru del business contemporaneo, ovvero i 5 big name ai vertici della classifica dei leader più potenti e carismatici del mondo, come Richard Branson – leader del colosso Virgin – Mark Zuckerberg – fondatore di Facebook – Phil Libin – fondatore e leader di Evernote – Jeff Bezos – CEO di Amazon – e Jeff Weiner – CEO di LinkedIn.

Scopriamo insieme i preziosi segreti dei più affermati manager del mondo, per imparare a gestire un meeting in maniera virtuosa.

1.       Richard Branson e la fantasia

L’ennesimo meeting è iniziato da pochi minuti, in un’asettica sala riunioni, e già il 40% dei partecipanti sembra assente, mentre almeno un altro 30% sta scorrendo il cellulare controllando  e-mail. Quante volte vi siete ritrovati in questa condizione? Secondo il guru Richard Branson, la colpa sarebbe da imputare alla noia dei soliti spazi ed alla ripetitività del format di un meeting. La chiave di volta per accendere l’attenzione di tutti i partecipanti, mantenendoli concentrati e sul pezzo? Variare continuamente: cambiare luogo – magari organizzando un meeting all’aria aperta – o far sparire tutte le sedie, per rimanere in piedi e sull’attenti, o ancora discutere di lavoro facendo sport. Insomma, fate spazio alla creatività!

2.       Mark Zuckerberg e la precisione

Il segreto per un meeting di successo secondo il leader di Facebook? Massima organizzazione e atteggiamento straight to the point. Niente perdite di tempo o tentennamenti: se volete organizzare un meeting efficiente seguendo le direttive di Zuckerberg, circolate il documento alla base della discussione prima dell’incontro, per lasciare che i partecipanti possano leggerlo e prepararsi – scorrerlo insieme fa perdere tempo – e all’inizio dell’incontro chiarite l’obiettivo del meeting e quali devono essere gli output da raggiungere.

3.       Phil Libin e l’intruso

Secondo Phil Libin un meeting non deve essere solo uno scambio di opinioni tra colleghi stretti, ma può trasformarsi in qualcosa di più. Durante le riunioni in Evernote, è sempre presente un impiegato estraneo rispetto al topic in agenda, che sfrutta l’evento come occasione di training. L’ospite può intervenire, fare domande, stimolare il confronto, con l’obiettivo di apprendere nuovi aspetti della Company e, parallelamente, di portare sul tavolo di discussione, opinioni fresche e fuori dal coro.

4.       Jeff Bezos e il confronto aperto

Se non avete timore dei conflitti, allora siete i benvenuti ai meeting di Amazon. Secondo il CEO Bezos, infatti, un vero leader si riconosce dalla tenacia con cui difende fino alla fine le proprie idee, anche se questo significa rompere le regole del quieto vivere, non scendere mai a compromessi e dichiarare la propria visione, con educazione ma determinazione, durante i meeting. Niente consenso sociale, dimenticatevi il politically correct: durante un meeting in Amazon la sala riunioni diventa un ring.

5.       Jeff Weiner e l’abolizione delle presentazioni

Dedicare un meeting a scorrere una presentazione tutti insieme? Che noia e che spreco di tempo, secondo il CEO di LinkedIn! Jeff Weiner ha un’idea molto chiara di come rendere una riunione davvero efficace: abolire le presentazioni come focus del meeting e impiegare il tempo a disposizione a discutere. Per fare questo è importante che il documento di base sia stato inviato a tutti i partecipanti almeno 24 ore prima e che si dedichino i primi 5-10 minuti a scorrerlo, silenziosamente, tutti insieme. E poi? Largo al dibattito, ben organizzato, con un obiettivo chiaro ed un’agenda strutturata. Il risultato? Meeting sensibilmente più brevi, molto stimolanti e decisamente più efficaci. Provare per credere!

(3) commenti

  1. Ottimi spunti da tutti. in particolare, direi che sono con Weiner al 200%!
    Aboliamo power point, e tutto andrà moooolto meglio!

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  2. Ottimi suggerimenti . Concordo con Mark e aggiungerei solo che è meglio chiarire bene l’obiettivo del meeting nella presentazione da far circolare qualche giorno prima e di chiedere a tutti i partecipanti di portare almeno 5 nuove idee da discutere in riunione . Giro di tavolo per l’esposizione delle loro idee che poi verranno analizzate dal gruppo durante la riunione per prendere una decisione . La partecipazione di tutti è essenziale e produttiva !

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  3. Agli elementi fondamentali e noti espressi nell’articolo, quali:
    • condividere il documento prima del meeting
    • definire un’agenda strutturata e condividere gli OBIETTIVI del meeting e i relativi OUTPUT da raggiungere in APERTURA

    Aggiungerei:
    • PROIBIRE di portare FISICAMENTE in riunione CELLUARE e LAPTOP
    • Obbligare i partecipanti a LEGGERE il documento (il fatto di averlo inviato non implica necessariamente che sia stato letto …)
    • Obbligare i partecipanti a INVESTIRE 10 minuti del loro tempo come PREPARAZIONE al meeting (per raccogliere le loro idee in modo tale da andare diritti al punto in fase di discussione / esposizione)
    • impostare la DURATA MASSIMA del meeting coerentemente alla tipologia di argomento trattato
    • nominare un TIME KEEPER
    • vietare che i concetti vengano ripetuti dalla stessa persona per più di due volte.

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