Con meno email aumenta la produttività e diminuisce lo stress

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C’è posta per te!

Non meno di qualche anno fa, vedere lampeggiare l’icona delle email sul proprio pc generava una scarica di emozioni positive. Ricevere una mail – notate bene, una mail! – significava che qualcuno dall’altro capo della città o magari del mondo ci stava pensando.

In pochi anni, però, la medaglia ha mostrato il suo rovescio.

Oggi, nel mondo, la rete trasporta ogni giorno 205 miliardi di email.

Un numero fortemente influenzato dall’utilizzo schizofrenico di questo strumento nel campo del business: ogni dipendente, in media, riceve o invia oltre 110 mail al giorno. Un numero che ogni anno aumenta inesorabilmente del 3%.

Oggi scriviamo email per ogni cosa: non solo per mettere nero su bianco faccende importanti, ma anche per trasferire un’informazione banale, o magari per avere testimonianza scritta di esserci occupati di un lavoro – del resto verba volant

Insomma, molte delle email che inviamo o che ci intasano la posta sono per il 38% davvero inutili e solo time consuming, colpevoli di farci perdere troppo tempo e di distrarci dalle attività core che dovremmo fare in ufficio. Un calo di produttività intuibile, certificato anche da alcune ricerche che hanno dimostrato come, dopo aver letto una email, serva più di un minuto per ritrovare la concentrazione e ricominciare a lavorare.

Senza contare che una casella di posta sempre sollecitata, anche alla sera o durante il week-end, aumenta in maniera drammatica i livelli di stress.

La diagnosi sembra chiara: le email sono uno dei mali peggiori del nostro tempo, soprattutto quando si parla di business.

Ed è proprio il business, che ha creato questo mostro contemporaneo, che ora deve occuparsi di sconfiggerlo.

E infatti non sono poche le grandi aziende che, consapevoli del problema, stanno prendendo provvedimenti seri per liberare i dipendenti dall’incubo delle valanghe di mail.

Una di queste è Atos: la grande compagnia multinazionale IT, capitanata dal CEO Thierry Breton, già dal 2011 sta applicando una terapia d’urto contro lo spamming. L’azienda francese, infatti, punta ad azzerare completamente lo scambio di mail tra i dipendenti, favorendo un dialogo in real time, face to face e senza sprechi di tempo.

I risultati di Atos sembrano premiare la strategia del CEO: in pochi anni l’azienda ha tagliato del 60% il flusso di email, passando da una media di 100 messaggi di posta elettronica per ogni dipendente a settimana a meno di 40. Nel frattempo la produttività dei dipendenti è aumentata, il margine operativo della Company è cresciuto, i costi amministrativi si sono ridotti. Non sarà tutto merito della guerra alle email, ma di certo lasciare che i dipendenti possano concentrarsi sul loro lavoro – piuttosto che venire interrotti ogni minuto dall’arrivo di un nuovo messaggio – in qualche modo ha positivamente influito.

Ma Atos non è l’unica Società ad aver dichiarato guerra alle email tra dipendenti.

Francoforte la Bce ha rivisto gli spazi aziendali per costruire open space che favoriscano l’incontro e lo scambio.

Colossi come P&G, Volkswagen, Bayer vietano le email dopo le ore 18.

Anche in Italia c’è chi ritiene che le comunicazioni virtuali siano non solo un freno alla produttività, ma anche un’invasione violenta della privacy. Come Brunello Cucinelli che invita i dipendenti a parlarsi di più, a riunirsi, a confrontarsi non solo attraverso le caselle di posta, e soprattutto a non scrivere mail dopo l’orario di lavoro, per non rovinare la vita privata.

Un altro caso di successo è quello di Microsoft, che per combattere l’invasione delle email in pieno stile innovativo, si fa aiutare dalla tecnologia: chi non vuole alzare il telefono può optare per i social network aziendali – in caso il messaggio non abbia carattere d’urgenza – o per Skype, per risolvere subito le questioni che in alternativa si sarebbero nascoste tra le decine di righe di un’email.

 

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(3) commenti

  1. Condivido a pieno in tutto! Lo vivo tutti i giorni. I miei colleghi mandano mail inutili, polemiche, inconcludenti solo per occupare il loro tempo. Non saprebbero cosa fare senza la mail.

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  2. L’analisi è molto interessante, e soprattutto ci permette di valutare dall’esterno come è cambiato negli ultimi anni il modo di lavorare negli uffici. Ci sono però “dei però”: ritengo che, come in tutte le cose, non vada demonizzato lo strumento ma l’utilizzo che di esso viene fatto. Non sono mai per gli estremi; ridurre drasticamente l’utilizzo della mail per le comunicazioni interne non è detto sia indice di maggior efficienza nel momento in cui aumenta la comunicazione verbale tra colleghi e quindi l’interruzione continua del lavoro individuale. A volte una mail serve da promemoria, o pone delle domande che non richiedono necessariamente una risposta in diretta, ma ci permette di gestire il nostro tempo evitando continue interruzioni e dedicare nella giornata uno spazio ad “evadere” le mail dando delle risposte chiare che diversamente sarebbero finite nel caos davanti alla macchinetta del caffè o nei corridoi. Concordo che la posta elettronica non debba essere spazio per polemiche o recriminazioni ..ma qui sta all’intelligenza emotiva di ciascuno 🙂

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